Door deze 7 adviezen gaan deelnemers met een glimlach over je sprankelende workshop praten

Lezer “Mooi en goed verwoord Richard!”

Ben je bezig met het organiseren van een workshop?
Dan sta je voor een uitdagende klus met obstakels die een workshop kunnen maken of breken.

Wil je gedegen en zorgeloos een workshop ontwikkelen?
Maak dan gebruik van 7 de adviezen.

Het resultaat?
De deelnemers gaan met een glimlach anderen vertellen over je spraakmakende workshop.

Aan de basis van deze adviezen staat mijn jarenlange ervaring (lees blunders en successen) met het organiseren van workshops.

Nieuwsgierig naar de adviezen?

1^e advies | Denk aan de veelzijdige rollen van de organisator
Bij een workshop zijn 3 partijen betrokken. De opdrachtgever, de deelnemers en de
organisator. Iedere partij heeft een specifieke rol een workshop.

De rol van de organisator is veelzijdig.

Zo ben je een detective, een diplomaat, een onderhandelaar, een meester, een ondernemer of een combinatie van die rollen.

Bij iedere rol komt een praktische vaardigheid om de hoek kijken.

1.1 Detective: Er is altijd een verhaal
Het start met een oriënterend gesprek tussen opdrachtgever en trainer.  Tijdens het gesprek stelt de organisator zich als een detective op. Scherp  waarnemen tijdens het bedrijfsbezoek met de oren gespitst is het parool.

Wat  wordt er gezegd en wat denk je te horen tussen de regels door?
Dat levert een globale indruk die als fundament dient voor een workshop.

1.2 Diplomaat: Er is altijd een ander verhaal
Een vuistregel is dat iedereen hetzelfde waarneemt, maar interpretaties daarover lopen mijlenver uiteen. Dit fenomeen openbaart zich zodra je je oor te luister legt bij de opdrachtgever en de deelnemers. Het is dan zaak je als een diplomaat op te stellen.

Een diplomaat in de zin van feitelijk registreren waar je tegenstrijdigheden tegenkomt. Een neutrale opstelling is vereist en vooral nog geen boude uitspraken doen.

Bijvoorbeeld, de opdrachtgever beweert dat het omzetresultaat dramatisch slecht is terwijl deelnemers zeggen dat er sprake is van een tijdelijke dip. Kortom beide oren gespitst en mond dichthouden.

1.3 Onderhandelaar: Toewerken naar een gezamenlijk verhaal
Op grond van de resultaten van de intakegesprekken ontvouwt zich een interactief programma voor een workshop. In het programma staan kernachtig bevindingen van de organisator onder het kopje ‘huidige situatie’. Onder het kopje ‘gewenste situatie’ staan de beoogde doelen van de workshop en een globaal programma.

De opdrachtgever heeft hiermee inzicht wat er om de hoek komt kijken bij een workshop. In het voortgangsgesprek komen, waar nodig, wijzigingen in het programma.

Door deze methode wordt toegewerkt naar een gezamenlijk verhaal. De trainer is een onderhandelaar die ‘dealt’ tussen de leerwensen van de opdrachtgever en die van de deelnemers.

1.4 Meester: Altijd het verhaal bijstellen
Een workshop is nooit af. Door actuele ontwikkelingen of door onverwachtse gebeurtenissen is het soms gewenst op onderdelen af te wijken van het workshopprogramma. Tegelijkertijd moeten wel waarneembare resultaten geboekt worden.

Het lijkt in die zin op zeilen. Door je zeilen continu bij te stellen kom je op je bestemming. De rol van de organisator is de deelnemers bij ‘de les’ te houden waarbij het exact opvolgen van het programma niet zaligmakend is.

2^e Advies | Maak gebruik van aanwezige ervaring en kennis
Je maakt gebruik van een schat aan ervaring en kennis van medewerkers binnen bedrijven.
Door inspirerende werkvormen vis je kennis ‘boven water’.

Het resultaat is dat deze kennis het fundament vormt van anders en beter gaan werken. Dat  kansen benut gaan worden die anders onderbelicht blijven.

3^e Advies | Krijg door oprechte houding kennis boven tafel
Dit betekent de opmerkingen en mogelijke kritiek van medewerkers serieus nemen. Helaas is opbouwende kritiek van medewerkers vaak gericht aan doveman oren.

Het gevolg?
De moedeloosheid sluipt erin. De energie lekt weg en de resultaten donderen achteruit. Dat is jammer en zonde van tijd, van energie en van de euro’s.

Bij een echte workshop is aandacht, tijd en ruimte de huidige en de gewenste situatie te bespreken. De route te bepalen hoe iedereen een bijdrage gaat leveren aan de beoogde situatie. Dit levert hernieuwde energie en betere resultaten op.

Nu lijkt het op wij van WC-eend adviseren WC-eend. Toch. In bepaalde gevallen is het raadzaam een grote rol te geven aan een onafhankelijke derde. Hij is niet belast met historische gevoeligheden. Wijst deelnemers onbevangen op inconsequenties onder het motto ‘vreemde ogen en oren dwingen’.

Wil je met mij sparren?
Plan hier een vrijblijvend, telefonisch strategiegesprek

4^e Advies | Ga met medewerkers in gesprek!
Ga met deelnemers in gesprek waarbij je een beeld vormt van de huidige manier van werken. Daag ze uit. Vraag door wat anders en wat vooral beter moet.

Ik ben vaak aangenaam verrast over de kwaliteit en de kwantiteit van ideeën die deelnemers toelichten.

5^e Advies | Focus op ideeën
Behandel de ideeën op een interactieve manier en hou daarbij continu het doel in de gaten. Het is geen theekransje maar een zakelijke dialoog waarbij je steeds afvraagt in hoeverre ideeën praktisch toegepast gaan worden binnen het bedrijf.

Bijvoorbeeld een workshop “Kijken door de ogen van de klant” levert praktische adviezen die het niveau van klantgericht werken vergroten.

6.1 Advies | Creëer een optimistische sfeer. “Yes we can”
Een valkuil is dat alleen wordt stil gestaan wat nu allemaal fout gaat. Het is duidelijk dat dat de schuld is van andere afdelingen en het management. Zij weten niet hoe het nu echt in de praktijk toe gaat.

Voorkom dat en deel gele kaarten uit als deelnemers zich schuldig maken aan geneuzel en gezeur. Een effectieve spelregel is dat een deelnemer 1 euro in de pot gooit als hij zeurt of begint met “ja, maar”.

6.2 Advies | Zinvolle dialogen ontstaan door interactieve werkvormen

De kans dat deelnemers enthousiast napraten over een workshop neemt explosief toe door enerverende werkvormen.

Het enkel ‘praatje – plaatje’ levert slechts gegeeuw op. Zorg voor tempo en zorg door interactieve werkvormen.

Bondig geformuleerd: “wanneer ik doe, begrijp ik”.

Maak duidelijk wat de volgende stappen na een workshop zijn. Hou je hieraan en communiceer dit op korte termijn met alle deelnemers. Van schoonmaker t/m de directeur.

7^e Advies | Een effectieve organisatie door 5 praktische adviezen

De 5 onderstaande adviezen zijn tot stand gekomen door de ‘harde’ leerschool van het organiseren van workshops.

7.1 Advies | Verken de locatie
De deelnemers brachten een vrolijke stemming in de ruimte van de workshop locatie. De werkdag werd doorgenomen en sterke verhalen uitgewisseld. Helaas zakte de stemming doordat de temperatuur spoedig ver onder het vriespunt daalde. Van arren moede deden de deelnemers hun jassen aan om het maar beetje warm te krijgen. De koffie niet te drinken was doordat de koffiebonen betere tijden hadden gekend.

Je begint dan met een dikke 2 – 0 achterstand aan het workshop programma.

7.2 Advies | Maak afspraken
Een gigantische open deur maar toch trap ik die open. Natuurlijk, tijdens de verbouwing gaat ‘de verkoop’ door. Echter niet tijdens een workshop. Tenzij je een workshop ‘gebarentaal’ geeft. Het stoort en ontneemt je de kans op een nuttige en plezierige manier het programma uit te voeren.

Een beruchte stoorzender is het spontaan krijgen van verse koffie en thee. Maak vooraf een planning voor de noodzakelijke cafeïne.

7.3 Advies | Geef tijd voor zakelijk netwerken
Reserveer tijd voor het zakelijk netwerken tijdens de inloop, de pauze en na afloop bij de netwerkborrel. Deelnemers stellen dat zeer op prijs.

Dat geeft je als organisator de kans om te peilen hoe deelnemers de workshops hebben gewaardeerd.

7.4 Advies | Vraag toestemming voor maken van beeldopnames
Een beeld zegt meer dan 1000 woorden. Foto’s maken en eventueel YouTube opnames is zeker aan te raden. Vraag dan wel vooraf toestemming van de deelnemers.

Niet iedere deelnemer stelt het op prijs zich terug te zien op een website of social mediakanaal. Dat voorkomt een hoop gedoe tussen deelnemers en workshop begeleiders.

7.5 Advies | Lees nuttig leesvoer
De volgende 2 boeken zijn handig bij de fasen van het ontwikkelen, van het uitvoeren en van het evalueren van workshops.

– Beweging in je brein, Zestig werkvormen voor inspirerende trainingen, workshops en presentaties, M. Hampsink en N. Hagedoorn.

– Workshops, (Nederlandstalig), De complete handleiding voor geweldige workshops, N.H. Sims

O, ja. Ben je bezig met het organiseren van workshop?

Heb je vragen? 

Ik nodig je uit voor een vrijblijvend, telefonisch strategisch telefoongesprek. Maak hier een bel afspraak op tijdstip en dag dat het je past

Spreek ik je binnenkort?

Richard de Vries