Beoordelingsgesprek of Veroordelingsgesprek?

Beoordelingsgesprek
De jaarlijkse beoordelingsrondes komen er weer aan. Kijk je er al naar uit? Het worstelen met de formulieren, de gesprekken zelf. Wat voegt het eigenlijk toe, verzucht menig manager in deze tijd. In dit artikel nog even op een rijtje waarom beoordelingsgesprekken een goede zaak zijn. Daarnaast 6 tips hoe je ervoor zorgt dat een beoordelingsgesprek geen ‘veroordelingsgesprek’ wordt en je maakt kennis met 3 belangrijke valkuilen.

Waarom doen we het ook maar weer?
Een veel gehoord excuus is: ‘ik spreek mijn medewerkers dagelijks, waarom moet ik dan nog functionerings- en beoordelingsgesprekken voeren?’ Het antwoord is: omdat de prestaties van individuele medewerkers grote invloed hebben op het behalen van de doelstellingen van je organisatie. Met een heldere beoordelingssystematiek kun je de prestaties van medewerkers benoemen en bijsturen. Een goed beoordelingsgesprek verhoogt het werkplezier en beïnvloedt op een positieve wijze de bedrijfsresultaten. Maar…. dit werkt alleen als het beoordelingsgesprek een resultante is van wat je gedurende het jaar met de medewerker hebt besproken. Een op zichzelf staand beoordelingsgesprek ‘omdat het moet’ heeft geen nut en voelt voor iedereen als een verplicht nummer.

Als ik het dan toch doe, hoe kan ik het dan op een goede manier doen?

1. Neem voldoende tijd voor de voorbereiding: een uur per medewerker is minimaal. Sla ook eens de notulen van werkoverleg na op de inbreng van medewerkers en lees memo’s en notities van de medewerker na.

2. Alleen de waarneembare wijze van functie-uitoefening en toerekenbare zaken zijn onderwerp van beoordeling. Onderbouw je oordeel daarom altijd met waarnemingen en feiten. Zo kun je concreet aangeven waarom je iemands functioneren op een bepaald punt goed of beneden de maat vindt.

3. Formuleer je oordeel altijd helder en voor één uitleg vatbaar.

4. Laat je persoonlijke gevoelens ten opzichte van een werknemer geen rol spelen in de beoordeling.

5. Zeg tijdens het gesprek meteen waar je op doelt en welk punt van iemands functioneren je nu bespreekt. Sluit ieder besproken agendapunt af met een concrete afspraak. En leg deze afspraken goed vast.

6. Sluit het gesprek positief af, zo mogelijk met een welgemeend compliment. Spreek in elk geval altijd je dank uit voor de inzet van de medewerker in de afgelopen periode.

Laat tot slot je medewerker het formulier ‘voor gezien’ tekenen, om discussies achteraf te voorkomen.

Veel voorkomende valkuilen

1. De ‘ik-doe-ook-maar-mijn-plicht-techniek’ waarbij je zelf feitelijk geen verantwoordelijkheid neemt voor de beoordeling. Je veegt hiermee je zorgvuldig voorbereide beoordeling in één klap van tafel. Dit wordt nogal eens gebezigd in de beoordelingsgesprekken ‘omdat het moet’

2. Alle beoordelingen ‘in het midden’. Je maakt het jezelf wellicht op korte termijn gemakkelijk, maar uiteindelijk wordt niemand er echt beter van.

3. ‘Gladstrijken en mist’ oftewel de beoordeling in vage en algemene termen houden. Hiermee loop je het risico dat de medewerker uiteindelijk in verwarring de deur uit gaat in plaats van gemotiveerd. Je medewerker heeft recht op duidelijkheid. Over positieve punten, maar ook zeker over zaken die je minder positief beoordeelt.