14 geheimen voor succesvolle communicatie bij bedrijven

In deze blog 14 geheimen voor succesvolle communicatie bij bedrijven. Door bedrijfstrainingen heb ik bij veel bedrijven een blik kunnen werpen achter de schermen. Fascinerend is daarbij de communicatie tussen de directeur, de medewerkers en de klanten. Ik, Richard S.T. de Vries – bedrijfstrainer bij De Vries advies & training – , deel in deze blog 5 geheimen.

Bij de oproep voor meer geheimen zijn nog 9 nuttige reacties gekomen. Dit betekent dat in deze blog nu 14 geheimen voor succesvolle communicatie bij bedrijven staan.

Het 6^e geheim komt van Harm Plekenpol. Het 7^e geheim komt van Robin van den Brink, Assistent-makelaar bij Van der Hoek makelaardij BV.  Het 8^e geheim komt van Maarten Verheul. Finance Manager. Van Jacques Bais. Netwerken: netcircuit.org en Video Marketing: wivids.eu het 9^e geheim. Van Maria van Mierlo, mariavanmierlo.nl komt het 10^e geheim.
Het 11^e geheim is van Bap Boumans. bapboumans.nl. Van Ed Suiker RA is het 12^e geheim.
Het 14^e geheim komt van Miranda Meiners. empower.coach. Van Gerard Poiesz het 15^e geheim. sport050.nl.

Meer weten over deze 14 geheimen voor succesvolle communicatie bij bedrijven? Lees dan verder.

1. Lach elke dag

Natuurlijk ondernemen is een ernstige zaak. Dag in, dag uit moet gepresteerd worden. Tegelijkertijd humor ligt op straat. IJzersterk vond ik de laatste opmerking van de fietsenmaker tijdens een dialoog op vrijdagochtend. Fietsenmaker: “De fiets kan om vier uur opgehaald worden”. Oh zei ik “dan zie je me op zaterdag”. Fietsenmaker: “dat is prima, ook dan is de fiets nog gerepareerd”.

Kortom: werk hard. Lach hard. Het leven is te kort om continu serieus te blijven.

2. Neem iedereen in het bedrijf serieus

Opmerkingen van de ‘jongste’ medewerkers ontmoeten soms een te onverschillig antwoord.
Bijvoorbeeld. “Wat weet jij er nou van. Je hebt nog geen jaar werkervaring”.

Dat is een gemiste kans. Juiste onervaren medewerkers staan onbevangen in het vak.

Door hun opmerkingen serieus te nemen, verruimd je blik. Zie je kansen die je anders laat liggen.

3. Organiseer een keer per maand een B.O.T. bijeenkomst

Waar gewerkt wordt, worden fouten gemaakt. Doe daar je voordeel mee.
Bespreek deze fouten tijdens een B.O.T. bijeenkomst. Oftewel een bijeenkomst met de ‘benen op tafel’.

Het is een informeel gebeuren waarbij de insteek is: hoe kunnen we in de toekomst deze fout voorkomen?

4. Geef als directeur het goede voorbeeld

Vriendelijkheid kost niets en levert veel op.

Het omgekeerde is ook waar. Onvriendelijkheid kost niets en loopt in de papieren als dit de omgangsvormen worden in een bedrijf.

Hier ligt een uitdaging voor directeuren van bedrijven. Neem als vuistregel “wie goed doet, goed ontmoet”. Dit levert een goede werksfeer op en komt de uitstraling van het bedrijf ten goede.

5. Geef onmiddellijk feedback als het fout dreigt te gaan

Bij een project waarbij meer dan twee mensen moeten samenwerken ontstaat vroeg of laat miscommunicatie. Dit kan ernstige consequenties hebben in termen van weggegooid geld, verspilling van tijd en zaken overnieuw moeten doen.

In het ideale geval neemt ieder zijn verantwoordelijkheid. Pakt misverstanden meteen aan en bespreek dit met betrokkenen.

Zeker bij complexe projecten is het handig de dag te starten met een korte bespreking. Hoofdvraag: varen we op koers of moeten we enigszins van koers veranderen? Bij deze bespreking maakt het niet uit of een stagiaire, een medewerker of een directeur een opmerking maakt.

6. Niet wachten met meedelen aan personeel tot besluitvorming helemaal rond is
– Van Harm Plekenpol.

“‘Geef ook informatie over zaken die nog niet uitgekristalliseerd zijn. Medewerkers horen in bedrijf over plannen maar kunnen dat niet plaatsen als met informatie gewacht wordt totdat ‘alles in kannen en kruiken’ is.

Je hoeft ze niet de hele businesscase aan ze voor te leggen maar wel melden dat plannen worden ontwikkeld om probleem op te lossen.

Als medewerker meent dat hij/zij daaraan een bijdrage kan leveren dan verzoek ik je contact op te nemen met lid van project of projectleider.

Dan kan er mee gedacht worden. Wel even checken of medewerker dat gedaan heeft en of die niet ‘de kous op de kop heeft gehad’, want wordt hij/zij mogelijk kopschuw.

Deze suggestie moet ervoor zorgen dat de interne communicatie beter gaat lopen”.

7. Weet je kansen
– Van Robin van den Brink, Assistent-makelaar bij Van der Hoek makelaardij BV.

“Wij gaan elke morgen, even in kort overleg. Dit doen wij omdat wij binnen ons kantoor meerdere diversiteiten hebben. In dit overleg bespreken wij wat wij kunnen betekenen voor de andere disciplines binnen dit kantoor op deze dag.

Zo wil iemand een huis kopen? Heeft deze klant al een hypotheek adviseur. Zo niet dan vragen wij onze adviseur om gelijk contact op te nemen. Zo vergroten wij onze omzet. De klant is inmiddels al een lead, dus dat is zonde om kwijt te raken!”

8. Geef als directeur of manager het goede voorbeeld
– Van Maarten Verheul. Finance Manager.

“Ik denk dit punt vaak vergeten wordt. Dat kunnen simpele zaken zijn zoals bijvoorbeeld je houden aan de kantoortijden als dat voor medewerkers ook geldt. Geen privileges.

“Positiviteit en open deur beleid (deur open zodat iedereen binnen de organisatie altijd kan binnen lopen). 

9. Complimenteer meer en op de juiste plaats en het juiste moment
– Van Jacques Bais. Netwerken: netcircuit.org | Video Marketing: wivids.eu.

“Als een taak of opdracht binnen de juiste tijd wordt uitgevoerd beschouwen we dat over het algemeen als standaard en wordt daar nooit iets over gezegd. Zeker voor managers/leidinggevenden is het aan te bevelen om ook dan te zeggen dat je blij (of tevreden) bent. Bijvoorbeeld: “Goed gedaan, zoals afgesproken binnen de juiste tijd, ik ben blij dat we op jou kunnen rekenen.” Vooral het “ik ben blij dat we op je kunnen rekenen” zal de ontvanger goed doen.

De juiste plaats om een complement te geven is op de afdeling waar iedereen bij is.

Het juiste moment is zodra de activiteit of taak is gedaan, bij voorkeur nog dezelfde dag.

Complimenten in het openbaar, waar meerdere mensen bij zijn

Correcties, reprimandes e.d. in een één op één gesprek in een afgesloten ruimte”

10. Heb het goede voor met het bedrijf
– Van Maria van Mierlo. www.mariavanmierlo.nl

“Lijkt een open deur, maar is het helaas niet altijd. Wees als leidinggevende of directeur integer, doe eerder jezelf tekort ten gunste van het bedrijf dan dat je het bedrijf te kort doet ten gunste van jezelf. Wees integer. Handel eerlijk en oprecht. Spreek de waarheid.

Zeg wat je doet en doe wat je zegt

Transparantie in besluitvorming helpt mensen betrokken te houden en kan maken dat werknemers begrijpen waarom je bepaalde beslissingen neemt.

Overleg waar mogelijk

Een breed draagvlak is meer dan een prettige bijkomstigheid, het is een voorwaarde bij veranderingen. Doe iets met de uitkomsten van overlegrondes, laat mensen merken dat je hen echt hoort. Als het niet mogelijk is de input van werknemers te honoreren, leg uit waarom.

Wees helder

Uiteindelijk ben jij degene die beslist. Maar niet na iedereen gehoord te hebben, niet na iedereen het gevoel gegeven te hebben dat hij/zij meetelt in het grote geheel. Zelfs onplezierige beslissingen kunnen op deze manier draaglijk worden”

11. Start feedback met een positieve intentie
– Bap Boumans. Bedrijfskundig trainer-ontwikkelaar en procesbegeleider. bapboumans.nl

“Bij feedback geven is het van groot belang bij de start ervan je positieve intentie te communiceren. De ontvanger voelt zich gerespecteerd en voelt zich uitgenodigd te luisteren! Mij valt in mijn trainingen op dat de deelnemers de meeste feedbackregels goed kennen en kunnen toepassen met uitzondering van het constructief openen van het gesprek. Deelnemers voelen zich met training op dit aspect goed geholpen”

12. Luister om te begrijpen niet om te reageren
– Van Ed Suiker RA

“De beste tip (voor alle communicatie) vind ik nog steeds: Luister om te begrijpen niet om te reageren!

14. Stel de medewerker voorop
– Van Miranda Meiners. empower.coach

“De beste tip over succesvolle communicatie. Stel de medewerker voorop. Haal zijn/haar talenten naar boven en de rest gaat vanzelf”

15. Communicatie is vragen stellen wat de ander bedoeld
– Van Gerard Poiesz. Strategisch manager met ervaring in overheid-, verzekerings- en bancaire sector. sport050.nl

“Communicatie is vragen stellen wat de ander bedoeld, maar mondeling communicatie is niet voldoende maak gebruik van visuele hulpmiddelen zoals een flip-over/ whitebaord / mindmappen om de gedachten uit te tekenen. Zet je linker en rechterhersenhelft aan het werk en de boodschap wordt veel helderder”